初めてでも安心！イベント企画を成功させるポイント、進め方、企画書の書き方、アイデアを詳しく紹介

「仕事でイベントの企画を任されたけど、何から始めればいいんだろう…」
初めてイベント企画を任されたときは、何から手をつければいいか分からないですよね。
イベント企画は、目的設定から当日の運営まで、多くの準備と調整が必要な仕事です。

本記事では、イベントの企画立案から実施までの流れを、初めての方でもわかるように解説！
企画書の作成方法はもちろん、集客のコツや当日の運営ポイントまで、イベント成功への道筋を一緒に考えていきましょう。

イベントは大きく分けて2種類

企業のイベント企画の目標は、商品・サービスの認知度を高め、企業のブランド価値を向上させることです。
企業イベントは大きく「社内向け」と「社外向け」の2種類に分けられ、それぞれ目指す成果が異なります。設定した目標によって、イベントの具体的な内容も変化することを覚えておきましょう。

社内向けイベント

社内向けイベントは主に自社の従業員やその家族を対象にしており、社員同士のコミュニケーションを促進し、モチベーションを向上させることを目的としています。
具体的には、社員の交流を深めるための懇親会や運動会、業績や目標を共有するための社員総会などが挙げられます。これにより、部署を超えた交流が生まれ、業務の円滑化や問題解決が期待できます。
また、企業理念やビジョンを浸透させることも重要な目的の一つです。社内イベントを通じて、従業員が企業の方向性を理解し、共通の目標に向かって団結することが促進されます。

社外向けイベント

一方、社外向けイベントは顧客や取引先、一般の人々を対象にしており、主に「ブランディング」と「プロモーション」を目的としています。

展示会やセミナー、記者発表などが代表的な形式です。
これらのイベントでは、自社の製品やサービスを広く認知させることが重要であり、顧客との関係構築や信頼の獲得も大きな目的となります。また、社会貢献をアピールする場としても活用されることがあります。社外向けイベントを通じて、企業の存在意義や価値を伝え、顧客との長期的な関係を築くことが求められます。
このように、社内向けイベントは主に「従業員の交流」や「モチベーション向上」、「インナーブランディング」を目指し、社外向けイベントは「ブランディング」や「プロモーション」を目的としています。それぞれの目的に応じた企画が必要であり、効果的なイベント運営が求められます。

イベント企画を成功させる7つのポイント

①イベント開催の目的を決める

イベントを企画する際に、目的を明確にすることは非常に重要です。目的が定まっていないと、イベントの方向性が曖昧になり、参加者に対して価値を提供することが難しくなります。
イベントの開催目的は、「イベントによってどのような効果を得たいのか？」「何のためにイベントを開催するのか？」といった軸から考えていくのがおすすめです。

②イベントのターゲットを明確にする

開催目的と同時に、ターゲットも明確にしておきましょう。
想定する参加者が「個人か法人・事業者か」によっても具体的なターゲット設定の方法は異なります。

「個人」がターゲットである場合

①基本的な属性の把握
ターゲットとなる個人の年齢、性別、職業、居住地などの基本情報を整理します。これにより、どのような内容や形式のイベントが適しているかを判断できます。
②ニーズと興味の分析
ターゲット層が抱える課題や興味を深く掘り下げていきます。例えば、家族向けのイベントであれば、子供が楽しめるアクティビティを用意することが求められます。
③行動パターンを想定
ターゲットのライフスタイルや行動パターンを分析し、参加しやすい日時や場所を選定します。例えば、お年寄りなら平日の昼間、ビジネスマンなら土日など参加しやすい時間と場所を明らかにしていきましょう。

法人・事業者向けターゲット設定のポイント

①業種と規模の特定
企業の業種や規模（中小企業、大企業など）を明確にし、それに応じたイベント内容を企画します。

②ビジネスニーズの理解
企業とそこで働く方々は、業界や会社ごとに課題や解決すべき問題を抱えています。これらを理解し、解決策を提供する内容を企画することで、参加者の関心を引くことができます。

③行動パターンを想定
ターゲットの行動パターンを想定し、参加しやすい日時や場所を選びます。ターゲット企業の勤務時間や場所を細かく調べておきましょう。

③イベントの「ベネフィット」を見極める

イベントを企画する際は、参加者が得られるベネフィット、つまり「そのイベントに参加することで、どんな利益や価値が得られるのか」を明らかにする必要があります。
ターゲット層がイベントに参加するかどうかは、そのイベントで得られるベネフィットで決まります。
参加対象となる人々の視点に立ち、その層にとって価値あるベネフィットを見極めることが重要です。想定する参加者層のニーズを細かく分析することで、魅力的なベネフィットを設定しましょう。
またベネフィットを明らかにしたあとは、集客活動や広報の段階で分かりやすく伝えることがイベント成功への鍵となります。

④イベント関係者には早めに依頼する

イベントの中身がある程度決まった段階で、関係者へなるべく早めに連絡しましょう。
素晴らしい企画内容であっても、実行に関わる関係者の日程が合わなければ、計画通りのイベント運営は実現できません。
関係者への依頼時期は、イベント会社などの外部委託か、社内スタッフでの実施かで変わってきます。
外部のイベント会社に依頼する場合、申込時期によって予約が取りづらく費用も上がるため、予算オーバーに注意が必要です。

⑤イベント関係者にはこまめに情報共有する
複数の関係者がいる場合は、イベント開催までに長い準備期間を設けることがあります。

そのような場合は、関係者全員とこまめに連絡を取り、最新状況を共有し続けることが大切です。
長期の準備期間中に情報共有を怠ると、「このイベントは本当に実施するの？」と不安を抱える原因となりえます。
また進捗報告が不十分だと、関係者は突然の依頼に対応できず、予定した準備スケジュールに支障が出る可能性があります。
イベントの運営に関わる全員に対して、進展がある時はもちろん、状況に変化がない場合でも定期的に情報を共有しましょう。

⑥別のプランや緊急時の対応フローを準備しておく

イベントでは入念な準備を行っても、不測の事態は起こりうるものです。
イベント当日の災害発生や体調不良者の対応に向けて、プランBと緊急時の対応手順を事前に準備しておきましょう。
緊急時の対応方法は、想定される状況ごとに細かく作成します。
特に災害発生時の、避難経路の確保と誘導スタッフの配置はイベントごとに決め、関係者全員に周知しましょう。

⑦運営マニュアル・イベント企画書を作成する

イベント企画がある程度固まったら、当日の運営マニュアルとイベント企画書を作成しましょう。
運営マニュアルと企画書には以下の項目を含めます。

資料の種類	具体的な内容
組織体制関連	組織運営図、連絡系統
会場関連	会場見取り図、スタッフ配置図
進行関連	タイムテーブル、役割分担
物品関連	物品リスト、配布物一覧
安全関連	注意事項、緊急時対応手順

運営マニュアルと企画書は、作成後に過不足に気づき、修正が必要になることが多いです。
見直しの時間を確保するため、なるべく早めに作成することをおすすめします。

イベント企画の進め方、実施の流れ

①イベントの企画立案（目的・ターゲット・予算・スケジュールを決める）

イベント企画の最初のステップは、「イベントの目的・ターゲット・予算・スケジュール」を決めることです。
中でも、イベントの目的を明確にすることが最優先です。明確な目的がなければ、適切な対象者の選定も予算配分も決められません。
目的の次に重要となるのは、ターゲット層の設定です。
目的に合った参加者層を定めることで、適正な予算配分と実施スケジュールの立案が可能になり、効果的な告知活動にもつながります。

②イベント内容を考える

イベントの基本的な企画が固まったら、目的とターゲット層に沿った具体的なイベント内容を検討します。
イベントの内容を企画する際は、顧客マーケティング情報を活用したり、参加者の目線から多角的なアイデアを出していくことが重要です。
一般的に、参加者に多くのメリットを提供できるイベントは、成功につながりやすいです。
ターゲット層の課題を明らかにすることで、参加者にとって有益な内容を見出すことができます。
また、他にはない特徴やトレンドを取り入れたイベントは、高い参加率を期待できます。

③日程と会場を決めて予約する

イベント内容が固まった後は、開催日程と実施会場を決めましょう。
ターゲット層に合わせた日程と会場の設定は、イベントの集客成果を大きく左右する要素となります。
例えば、学生向けのイベントであれば週末の都心開催が効果的です。
一方で、ビジネスパーソンや子育て層、高齢者を対象とする場合は、異なる条件設定が求められます。
会場選びでは必要な設備と機材の確認を行い、条件に合った会場が見つかり次第、なるべく早く予約しましょう。

④イベントの集客・宣伝方法を決める

イベントの日程と開催場所が確定したら、効果的な集客方法を検討していきます。
集客と宣伝の手法は、チラシ配布、メールマガジン配信、ウェブサイト掲載、SNS発信など様々ですが、ターゲット層に合った手段を選択することが重要です。
どの告知媒体を使う場合でも、参加対象者の関心を引く内容を意識して作成します。
イベントの主な内容や開催情報といった基本事項に加え、参加者が得られるメリットを明確に示すことで、より高い集客効果が期待できます。

⑤開催当日までの準備を進める

イベントの告知活動が完了したら、本番に向けた具体的な準備に移ります。
イベントの実施に向けて、運営スタッフの選定、必要な機材の手配、会場の配置計画、進行手順の作成など、様々な準備が必要となるため、十分な時間を確保することが大切です。
どんなに入念な準備をしても、当日に予期せぬ事態は起こりえます。
完璧な運営を目指すよりも、問題が発生した際に速やかに対処できる体制を整えることに重点をおきましょう。

⑥イベントを開催する

いよいよイベント当日です。
イベント当日は全てが計画通りに進むことは少なく、機器の不具合発生や、周辺住民・参加者からの苦情など、様々なトラブルが起こる可能性があります。
常に想定外の事態が発生しうることを意識しながら、イベントを進行していくことが重要です。

⑦イベント参加者へアンケートを取る

イベントが無事に終了したら、参加者からアンケートを取りましょう。
参加者アンケートで得られる感想や評価は、イベントの成果を客観的に測定できる重要な指標となります。
ただし、全ての参加者がアンケートに答えてくれるわけではありません。
より多くの人にアンケートに答えてもらうためには、回答項目を適切な量に抑える、協力者への謝礼を用意するなどの対策が効果的です。

⑧イベントの振り返りを行う

イベント終了後は、回収したアンケートを確認し、成果の検証と改善点の分析を実施します。
収集したアンケートを基に、参加者の満足度確認と課題の特定を行います。
運営側で見つかった改善点を記録し共有することで、次回イベントの品質向上につなげることができます。
イベントの振り返りでは、参加人数や満足度といった要素を具体的な数値で評価することが大切。
数値による評価は、イベントの成果を明確に把握でき、過去の実績との比較分析も容易になります。

イベント企画のアイデア7選

よく使われる人気のイベント企画アイデアを7つ紹介します。

①フォトスポットコーナーの設置

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会場にフォトスポットを設けることで、参加者がSNSで写真付きの感想を発信する機会を生み出すことができます。
参加者による投稿は、フォロワーや他の参加者によって拡散される可能性があります。
SNSでの情報拡散は、イベントの認知度を広げ、次回開催時の集客力向上にも効果を発揮します。

体験型コンテンツや写真関連企画を計画するならセルフフォトブースPhotomaticがおすすめ！

Phtomaticは韓国発のセルフフォトブースブランド。手軽にクオリティの高い写真を撮ることができると、韓国でのセルフフォトブームの火付け役となったブランドです。2024年から日本に上陸し、すでに多くの企業やイベントにブース出展し、セルフフォトでの撮影体験をユーザーに届けています。
各種イベントへの貸し出しも積極的に行っており、ひとつ置くだけで体験型のコンテンツが成立する、イベント企画者にとってはうれしいサービスです。

証明写真機のようなボックス型になっているクラシックブースは全面ラッピングが可能なので、カラーやデザインを企業やコンセプトに合わせることができ、イベントに自然に溶け込むのもうれしいポイントです。
んまた、マルチブースは背景を作り込むことで、ブランドやイベントに合わせた世界観を演出することができます。

ブースのサイズなど詳しく知りたい方はこちら

②くじ引きやゲームイベント

くじ引きやビンゴなどのゲーム形式のイベントは、幅広い年齢層が気軽に楽しめ、高い満足度が得られやすいという特徴があります。
くじには三角くじ、あみだくじ、スクラッチくじなど多彩な種類があり、目的に応じて選択できます。
その他のゲームイベントとしては、ビンゴ大会や伝言ゲームなどが人気の企画として知られています。
参加者の特性や規模を考慮し、最適なゲーム形式を取り入れることが重要です。

③ノベルティグッズ・お土産つきのイベント

新商品の販売促進イベントでは、参加者に特別なノベルティやお土産を提供する形式が効果的です。
イベント限定のサンプル品や記念品を用意することで、参加意欲の向上と満足度の増加につながります。
また、魅力的な特典は企業や商品の認知度を高める効果も期待できます。

④トークセッション・交流会イベント

トークセッションや交流会は、参加者同士の対話と関係づくりを大切にした企画スタイルです。
企業の商品やサービスに関連するテーマについて、参加者全員での意見交換や代表者による発表など、様々な実施方法があります。
一方、参加者の性格や特性によって会の盛り上がりに差が出るため、ターゲット層との相性を慎重に検討することが重要です。

⑤参加型・体験型のイベント

参加者が主体的に体験を楽しむ参加型・体験型のイベントは、長年にわたり高い支持を得ている定番の企画スタイル。
謎解きや宝探しといった参加型コンテンツは代表的な例で、最近ではARを使用した新しい体験型ゲームも登場しています。
若い世代や家族連れをターゲット層とする場合、体験型イベントは特に効果的な選択肢となります。

⑥ゲスト講演

著名人やSNSで影響力のある人物を招いたイベントが、近年では高い注目を集めています。
例えば、化粧品の販売促進イベントでは、商品PRを担当するモデルやインフルエンサーが登壇し、製品の魅力を直接伝える形式が定着しています。
招聘するゲストの認知度が高いほど、イベントの独自性と集客力が向上し、企業や製品の価値向上にもつながります。

⑦家族や友人を連れての参加を可能にする

イベントの参加人数を柔軟に設定し、家族や友人との同伴を可能にすることで、より多くの集客が見込めます。
当初はイベントに関心がなかった人も、参加を通じて企業や商品への興味を持つ機会が生まれます。
イベントの満足度が高ければ、次回以降のリピーター確保や、口コミによる新規参加者の獲得も期待できます。

イベント企画書の作り方

イベント企画がある程度固まったら、イベント企画書を作成しましょう。

イベント企画書の目的

企画書の基本的な目的は伝えることです。

詳しくは、事業内容を適切に伝え、関係者の意思決定や行動を促すことにあります。
イベント企画書は社内向けと社外向けで以下のような目的があります。

対象	相手	主な目的
社内向け	上司・経営陣	開催判断の材料提供
社内向け	イベント関係者	全体像と役割の提供
社外向け	支援企業	実施内容の理解促進
社外向け	協賛企業	メリットの訴求

基本的な構成要素は同じですが、「誰に対して」「何を求めるか」を明確にした上で作成することが重要です。

1枚の企画書と詳細な企画書との使い分けかた

イベントの企画書は、作り方を柔軟に考えていく必要があります。

1枚にまとめた企画書なら、ポイントがすっきりと分かりやすくなりますが、イベントの場合は必要な情報がたくさんあるので、複数ページで作るのが一般的なやり方です。

形式	用途	特徴
1枚企画書	初期プラン検討	要点の整理に最適
1枚企画書	上司への相談	簡潔な内容共有が可能
複数ページ	詳細計画	具体的な実施内容を網羅
複数ページ+要約	総合的な提案	全体像と詳細の両方を提示

最初の企画段階では1枚の要約版を作成し、その後必要に応じて詳細を追加していく方法が効果的です。

イベント企画書で書くべきこと

企画書のタイトルと目次

企画書の目次には、その企画の全体像が一目で分かるという大切な役割があります。

この部分で読み手は、提案内容の規模や方向性を大まかに理解しようとするため、目次の構成と内容には特に気を配る必要があります。企画の本質が伝わる目次作りが、説得力のある企画書への第一歩です。

イベントの目的／テーマ

イベント企画書では、まず目的やテーマを記載しましょう。
定期開催のイベントであれば、過去の開催実績から良かった点と改善点を分析し、それを基にテーマを設定することで、説得力のある提案が可能です。
一方、新規イベントを企画する場合は、より詳細な説明が必要となります。「企画の背景」「テーマ設定の理由」などの項目を立て、現状の課題や解決策を具体的な数値とともに提示します。
また、新規イベントの場合は、会場選定、集客方法、予算計画など、実現可能性を十分に検討した綿密な企画立案が求められます。

開催概要

イベントの基本となる情報として、開催時期、場所、どんな形で行うかを示します。
日時や会場がすでに決まっているなら、具体的に明記します。まだ決まっていない場合は、だいたいの開催予定時期や、どの会場を考えているかを書いておきましょう。いくつかの候補がある場合は、その選択肢も全部書き出しておくことが大切です。

コンテンツイメージ

イベントの具体的な実施内容を示すため、全体像を詳しく記載します。
コンテンツイメージでは、イベントの主な内容やタイムスケジュール、会場レイアウトなどを具体的に示すことで、実施イメージを明確にします。
ハイブリッド形式の場合は、以下の情報を含めましょう。

・実会場の配置図
・オンライン画面のレイアウト
・両会場の連携方法

集客プラン

イベントの集客プランでは、具体的な告知手法とそれぞれの施策で獲得する参加者数を明確に提示していきます。
以下の要素を具体的に記載しましょう

・どんな方法で告知するのか
・各告知方法にかける予算の内訳
・それぞれの方法で何人の参加を見込むのか

イベント企画者には、集客目標の達成に向けた具体的な道筋を示す責任があります。
確実な目標達成が見込める実現性の高いプランを提示することが大切です。

費用・予算／運営体制

イベントの予算管理と運営体制についても、具体的な計画が必要です。
企画書に記載した予算と実際にかかった金額に乖離がないよう、事前に外部業者からの見積もりを取得し、会場費用や広告費も調査して正確な金額を算出しましょう。
運営体制では、自社と協力会社の役割を明確に記載します。
社内の他部門からの協力が必要な場合は、参画時期と担当者を具体的に示し、人的リソースが十分に確保できることを明確にします。
イベントの全工程を時系列で整理します。

イベントの準備、イベントの当日、開催後の施策まで、予定をまとめていきましょう。
講師と会場の手配、スポンサー募集、集客活動、必要な資料や制作物の準備など、全ての準備が期限内に終わるよう、余裕をもってスケジュールを設定することが重要です。

KPI（数値目標）

イベントで達成すべき具体的な目標を設定します。
イベントの目的に沿った適切な成果指標を数値で測定し、その達成度を測定できるようにすることが重要です。

主な成果指標の例
・参加者数：オフライン・オンラインの総数
・満足度：アンケート評価の平均点
・商談数：イベントを通して獲得した商談件数
・売上高：イベントでの商品販売額
・SNS拡散：投稿やシェアの合計数

レンタルにおすすめのセルフフォトブース「Photomatic」とは？

イベントの企画において、思い出作りや来場者の満足度を高めるための重要な要素のひとつが、写真スポットの設置です。特に最近では、SNSでの拡散効果も期待できることから、フォトブースの需要が高まっています。
そんな中で注目したいのが、ハイクオリティな写真体験を提供する「Photomatic」です。従来の日本のプリクラとは一線を画し、過度な加工を避けて自然な表情を残しながら、美しい仕上がりを実現できるのが特徴です。

Photomaticには、2種類のブースタイプがあります：

1. クラシックブース
半身撮影に特化した、クラシカルな照明写真機のようなデザイン。イベントスペースにひとつ置くだけでフォトスポットとして機能し、キャスター付きで移動も容易です。さらに、ブース全体をブランドデザインでラッピングできるカスタマイズオプションも用意されています。

2. マルチブース
三脚スタイルのコンパクトな設計で、全身撮影が可能。背景装飾との組み合わせで、イベントの世界観をより豊かに演出できます。持ち運びが簡単で、様々なロケーションで活用できます。

Photomaticの魅力は、ブランドやイベントの雰囲気に合わせた柔軟なカスタマイズ性にあります。フレームデザインは複数用意されており、1カット撮影から4カット撮影まで、用途に応じて選択可能。スマートでクールな印象を与えながら、空間に自然に溶け込むデザイン性も備えています。

イベント成功のカギは、来場者に特別な体験を提供すること。Photomaticは、その期待に応える確かなソリューションとなるでしょう。

Phtomaticを使ったイベント事例